El flujo de documentos que entran y salen de una empresa puede llegar a ser tan amplio que más de uno se pierda por el camino. No será la primera ocasión en que una empresa ha perdido una factura, o no recuerda en qué carpeta guardó un contrato, o ya no sabe dónde puso los presupuestos que le pasó a un cliente. Muchas veces, el hecho de que los documentos tengan que pasar de un departamento a otro del negocio fomenta que se pierdan más fácilmente y no se tenga constancia de todos ellos.

En este post queremos hablarte de una manera más eficaz de controlar el flujo de documentación de tu empresa, que te permitirá disponer de una relación de todos los archivos que has recibido online y offline, la fecha en la que los recibiste y en qué estado se hallan.

Empieza a gestionar mejor tus documentos en la empresa

Tiempo atrás quedan los archivos de documentos en papel en los que era muy fácil que un documento se traspapelara porque se había puesto en una carpeta que no le correspondía. Pero, ¿quién dice que eso no puede pasar también en un ordenador?

Cuando tienes cientos o miles de documentos guardados, tu única forma de localizar algo es denominando al archivo de forma correcta y manteniendo un complejo sistema de carpetas donde todo esté bien ordenado.

El problema de esto es que el error humano está a la orden del día y más aún cuando los documentos se acumulan sin término dentro de un correo electrónico, donde el buscador no siempre nos ayuda a localizar lo que deseamos porque no recordamos el nombre del archivo o cualquier detalle que nos ayude a saber dónde está.

La mejor forma de solucionar esto es mediante un programa de gestión en la nube que nos ayude a manejar mejor la documentación de nuestra empresa, lo que incluye también las facturas, así como presupuestos, contratos, albaranes y cualquier archivo de importancia para nuestro negocio.

Un programa de gestión de la documentación te ayudará a saber qué documentos entran y salen en cada momento, y saber cómo localizarlos, de modo que aunque se acumulen muchos ficheros, siempre puedas localizarlos y tenerlos categorizados de manera sencilla e intuitiva.

Llevar una mala gestión de la documentación consume tiempo y genera complicaciones, a veces muy graves, como no poder atender debidamente a una inspección de Hacienda porque no llevas un orden adecuado de las facturas.

¿Está tu negocio gestionando la documentación correctamente?