Correo electrónico: un programa cloud que utilizas todos los días

Posted by Samuel on agosto 29, 2016
Programa de facturación

correo electrónico

¿Sabías que cada vez que abres tu correo electrónico de Gmail estás utilizando el cloud computing? Estás accediendo a un programa de correo electrónico en la nube, que está alojado en unos servidores que no son los tuyos, y en el que te puedes registrar simplemente aportando tus datos. Tus correos están en la nube y sólo tú tienes acceso a ellos.

Cada día, utilizamos el correo para pasar una enorme cantidad de información empresarial de gran importancia: plantillas, facturas, contratos, presupuestos y toda la documentación que habitualmente necesitas compartir con tus clientes, proveedores, partners o empleados de la compañía. Todo eso está almacenado en tu correo, en la nube.

Aunque no lo creas, ya estás en la nube

Hay muchos prejuicios acerca de lo que significa que tu empresa esté en la nube, pero como te hemos explicado, lo más probable es que ya estés en la nube.

La cuestión no es tanto “estar o no estar en la nube”, sino si estamos utilizando los programas adecuados para el fin adecuado.

Un programa de correo electrónico nos sirve para enviar y recibir información, pero como te habrás dado cuenta, no es lo mejor para almacenar facturas porque acaba resultando muy confuso.

El gran problema del correo electrónico de las empresas es que, cuando se tiene una gran cantidad de clientes, contactos e información que mandar, es importante ser muy organizados. Si nuestro correo electrónico no está bien organizado por carpetas, filtros y etiquetas, es muy fácil que la documentación quede enterrada en un correo con un “asunto” que no es fácil de identificar en el buscador y nos pasemos horas buscándola.

Y aunque esté bien organizado, hay muchas tareas que sólo un programa de facturación en la nube te permite hacer. Porque no sólo creas y almacenas las facturas y los presupuestos, te saca gráficos y datos a partir de todo eso y te permite tener la información mucho mejor ordenada. Además de ahorrarte un montón de tiempo de trabajo en Excel para crear facturas e informes.

Lo mismo podríamos decir de un CRM: es una herramienta mucho más avanzada que el correo electrónico para gestionar y ordenar tus relaciones con tus clientes.

Tú mismo es posible que ya seas consciente del gran estrés que supone gestionar bien el correo electrónico. Por eso no podemos limitarnos al correo electrónico como el único programa en la nube que vamos a utilizar, sino utilizar software diferente para necesidades diferentes.

Cómo cuidar y almacenar bien la información de tu empresa

Hay una mala costumbre que se tiene en algunos negocios y consiste en imprimir todos los documentos o información que llega a través del correo. Entonces se distribuye entre los diferentes responsables de área y se introduce manualmente en los programas que se utilizan. Si nos llega una factura, la imprimimos y la pasamos a contabilidad.

Sin embargo, imprimir todo no es una forma de mejorar la gestión, sino de hacerla todavía más compleja y lenta, además de gastar una enorme cantidad de papel.

La mejor opción es aprender a trabajar en la nube y de forma coordinada, dedicando cada programa para aquella finalidad para la que se ha diseñado. Que todas las facturas que mandas y te mandan te lleguen al correo está bien, pero lo ideal es que podamos ahorrar tiempo.

¿Cómo? Por ejemplo, a través de un programa de facturación con intranet, que te permita compartir tus documentos con tus clientes, y que estos los puedan compartir contigo.

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