Durante los últimos tiempos las compañías han ido acumulando una serie de contenidos documentales que ya no son sólo texto (contratos, presupuestos, planos, etc.), sino también videos e imágenes. Además, muchas empresas que antes no generaban demasiados documentos, gracias al trabajo en la nube, han ido produciendo contenidos digitales que han de clasificarse y organizarse de manera adecuada.

Los negocios tienen cada vez más claro que la información es poder. En ese sentido, el Enterprise Content Management (ECM) supone un aspecto determinante que deberá usted tener en cuenta en su negocio, ya que todas las empresas clasifican, pero no todas lo hacen de manera eficiente.

Beneficios que le aporta la gestión del contenido empresarial

Dos son los riesgos a los que se enfrenta su negocio si quiere llevar una gestión documental que dé frutos: el tiempo que le costará la digitalización de todos sus documentos y clasificarlos en una base de datos de forma que luego esa información le resulte útil.

Hacer esta tarea de forma manual es absolutamente ineficiente; en cambio, disponer de un programa que nos permita realizar la gestión online es mucho más eficaz. Y le explicamos por qué en un ejemplo.

Si usted quiere emplear una serie de metadatos, no sólo para identificar y localizar determinados registros documentales, sino para integrarlos en unas estadísticas de la compañía para la que usted trabaja, necesita sin dudarlo un programa inteligente.

Tanto si usted almacena todos sus documentos por ficheros en su ordenador, como si los almacena en soporte papel, esta información no es de fácil manejo. Le obliga a buscar dato por dato y realizar una serie de cálculos para obtener la información que verdaderamente le incumbe. A través de la digitalización, todos estos datos se pueden averiguar de manera online.

Muchas veces la gestión documental guarda relación con el concepto de facturación en la nube. Junto a las facturas, hay otros documentos de importancia como presupuestos, contratos o plantillas de seguimiento que van creciendo y permiten a la compañía almacenar un registro de todo lo que se ha hecho.

Pero además usted cuenta con una ventaja esencial: esos datos son reutilizables, se pueden efectuar búsquedas inteligentes que nos proporcionen información útil para su negocio y en mucho menos tiempo que si lo hiciéramos manualmente, ya sea desde el ordenador o con los archivos de la empresa.

Por otra parte, es evidente que el tiempo destinado a ordenar y clasificar documentos, que supone una tarea administrativa muy pesada y de altos costos, puede hacerse mucho más fácilmente con este tipo de soluciones en la nube.

¿Está gestionando adecuadamente los documentos digitales de su negocio? ¿Aprovecha las ventajas del cloud para la gestión documental de la empresa?