Cuando trabajamos con facturas en Excel, nuestro proceso de facturación se desarrolla manualmente. Eso hace que tengamos que mantener varios modelos de factura para cada cliente, e inmediatamente que surge uno nuevo, crear un nuevo archivo con sus datos. Con las prisas puede suceder fácilmente que se produzcan errores en la facturación que luego es necesario subsanar.

Como ya sabes, para que una factura sea legal en España debe contener unos datos imprescindibles, entre los que se encuentra:

• Número de factura,
• Nombre completo
• Dirección
• CIF o NIF
• Ciudad donde se encuentra domiciliado el comprador
• Datos de facturación del empresario individual o empresa.
• La fecha en la que se produce.
• Cantidad solicitada
• El precio por unidad
• El precio total sin IVA o base imponible
• El IVA aplicado (+21%)
• El IRPF (-21%) y por supuesto el precio final.

Otro tanto de lo mismo sucede en las legislaciones de cada país en Hispanoamérica. Cualquier error en estos datos puede resultar perjudicial para el empresario, ya que el documento no tendrá validez legal ante la Administración Tributaria si no contiene estos datos y por tanto carecerá de valor justificativo de la operación.

¿En qué medida el programa Excel, tanto el de Microsoft como su equivalente en software libre de Linux, pueden resultar perjudiciales para el trabajador independiente o autónomo? En este artículo te voy a destacar 5 posibles errores o desventajas al hacer la facturación con Excel.

Desventajas de hacer facturas con Excel

No digo que muchos autónomos y empresas tengan que dejar de hacer facturas con Excel y trabajar manualmente si es eso lo que quieren. Cada cual es libre de hacer lo que desea. Pero la verdad, si queremos optimizar nuestra contabilidad, a la larga deberíamos pensar en la automatización de tareas mediante un software de facturación, algo al alcance de cualquier pequeño negocio.

Puedes tomar también estas desventajas como peligros o precauciones a la hora de realizar tus facturas manualmente.

1. Error en el apunte del CIF. El CIF de una empresa no es algo fácil de recordar, ya que se trata de un número impersonal y todos vienen a ser un poco parecidos. Es fácil por tanto que no siempre puedas controlar si has puesto el CIF correcto, a menos que tu cliente se dé cuenta del error.

2. Olvidar hacer una factura. Hay casos en los que el cliente paga por adelantado y resulta que el autónomo, pensando que ya le han pagado, olvida emitir la factura. Todas las transacciones deben estar soportadas documentalmente.

3. Poner mal la fecha. Parece un dato inocente, pero no lo es a efectos de contabilidad. Imagínate que escoges un modelo de factura que creaste hace unos meses y cambias todos los datos numéricos excepto el de la fecha. Estarías emitiendo una factura ahora que, en realidad, lleva fecha de hace tres meses, lo que a efectos contables no puede traer nada bueno.

4. Datos en blanco. Algunas plantillas Excel no están hechas correctamente. Cuando creas una nueva casilla para dar un dato que falta, a veces queda fuera del área de impresión por cuestión de macros y por tanto al convertirlo a pdf tal dato se pierde en el camino.

5. Proliferación de archivos. Excel es un programa que está pensado para trabajar con archivos. Sirve para hacer multitud de cuentas y operaciones matemáticas, pero al ser tan versátil, no resulta tan específico para realizar tareas rutinarias. El problema es que se acaban creando multitud de documentos que ocupan espacio en tu ordenador.

Frente a este sistema de facturación bastante complejo y engorroso, existen multitud de soluciones en cloud computing para hacer facturas online más acordes con nuestras necesidades, donde incluso puedes emitir documentos periódicos mes a mes en las que se actualice la fecha y todo lo necesario.

¿Trabajas con Excel para crear tus facturas? ¿Qué otros problemas te has encontrado? Déjame un comentario contándome tu opinión, y si te ha gustado este artículo, dale a compartir 🙂