Hay varias formas de gestionar las facturas en la nube. Una de ellas es utilizar un programa de almacenamiento en la nube, y alojar ahí los documentos en Excel. La otra es utilizar un software de facturación online que nos permita crear las facturas ahí directamente en pdf sin usar el Excel.

Ambas opciones tienen sus ventajas e inconvenientes, aunque te vamos a contar por qué pensamos que es mucho mejor que una empresa, sea de tamaño grande, mediano o pequeño, use un software de facturas y no un programa de almacenamiento, que puede tener otras utilidades.

Diferencias entre un software de almacenamiento y un programa de facturación

La principal diferencia entre un programa de hacer facturas online y un software de almacenamiento en la nube es la naturaleza del programa.

El primer programa está pensado para guardar archivos. Incluso si se trata de un escritorio virtual o software de gestión documental, su objetivo es única y exclusivamente el almacenamiento. No está vinculado con ningún tipo de sistema ERP, ni los datos de cada factura se suman para calcular los ingresos y gastos mensuales, trimestrales, etc.

Con un programa de facturación, entras al programa con tu usuario y contraseña y puedes crear las facturas.

• El programa ya te da el código de la factura para que no te equivoques con la numeración.
• No es un Excel, donde es fácil equivocarse con la fecha. Ya sale la fecha que corresponde el día que hagas la factura. Por supuesto, todo esto también lo puedes modificar a posteriori.
• Todos tus datos se suman automáticamente. Puedes saber ingresos y gastos mensuales, cuánto pagas de IVA, cuál es la base imponible, etc.
• El programa de crear facturas es, por así decirlo, mucho más apropiado porque te ahorra tiempo de trabajo, mientras que en el programa de almacenamiento es como si te conectas a otro ordenador para crear las facturas ahí en lugar de tu propio disco duro.

A nivel de seguridad, un software de gestión documental en la nube puede ser muy bueno. Siempre es mejor que nuestros datos estén almacenados en sistemas cloud altamente seguros, en servidores ubicados en centros de datos con muchas más medidas de seguridad que nuestros propios ordenadores. Pero desde el punto de vista operativo, el programa de facturación online es mucho mejor.

Porque tiene lo mismo que tendría un software de almacenamiento, pero además con un programa para crear facturas. No sólo compras espacio, sino un programa  especialmente diseñado para lo que a ti te interesa.

¿Y tú, qué prefieres, un programa de almacenamiento cloud, o un software de gestión de documentos?