Las nuevas tecnologías han propiciado cambios notables en la actividad de las empresas. Uno de ellos es la necesidad de firmar electrónicamente documentos con efectos jurídicos importantes para la empresa. Firmar presupuestos, contratos, facturas y otros requerimientos legales permiten verificar la identidad del remitente y conocer así con certeza qué empresa o persona ha creado dicho documento.

Pero más allá de la verificación de la identidad, lo que más importa es poder constatar que no se han producido modificaciones posteriores dicho documento, falseando las cláusulas del contrato o los importes de una factura, sin conocimiento de la otra parte. Para ello, los programas de facturación nos ofrecen la posibilidad de hacer la firma digital y la firma electrónica de documentos, como la firma electrónica avanzada. Pero antes es necesario distinguir entre estos dos conceptos.

Diferencia entre firma electrónica y firma digital

Aunque son conceptos que pueden parecer muy semejantes, hay un aspecto que los distingue al uno del otro. Veamos la diferencia:

• La firma electrónica es, desde el punto de vista jurídico, cualquier dato que permita la identificación del creador del documento electrónico. En el caso de los documentos de carácter empresarial, hablaríamos por ejemplo de la firma digitalizada o escaneada que se incluye en un documento de texto, como un pdf.
• La firma digital: es un concepto más técnico y se ha creado mediante una infraestructura de clave pública. Se trata de un mecanismo criptográfico que permite autenticar el origen y no repudio, es decir, confirmar que no se ha alterado el documento desde que el creador lo firmó. Este aspecto es todavía más importante que la firma electrónica, ya que utilizar sólo la primera no es tan seguro.

Las empresas necesitan tanto firmar digitalmente los documentos que van a enviar de forma telemática o por correo electrónico, como verificar que estos no reciben modificaciones posteriores con intención de producir fraude. Además, es muy importante que algunos documentos de determinada naturaleza, que deben firmarse a pie de calle por parte del receptor, se puedan firmar digitalmente en el momento, como por ejemplo recibos y albaranes.

Para esto, es de gran utilidad las pantallas táctiles con las que se permite por ejemplo al receptor de un pedido atestiguar que ha recibido el producto y no se ha entregado a otra persona. Esto es aplicable tanto a empresas B2B que trabajan con minoristas como a empresas de transporte y otro tipo de proveedores de servicios que necesiten la ventaja de las firmas electrónicas.

En este sentido, conviene centralizar tanto la firma digital como electrónica en un software de facturación que nos permita añadir esta opción a todos los documentos que vayamos a generar y en los que sea necesario.