La elaboración de presupuestos puede ser desde un trabajo sencillo hasta una tarea compleja. Depende del tipo de servicio que ofrezcamos, así como de las características técnicas que requiere y el número de detalles que conviene especificar. En todo caso, hacer bien un presupuesto es muy importante para cualquier PYME o autónomo, ya que de ese modo podrá clarificar e informar de antemano qué es lo que está ofreciendo y cuáles son las condiciones.

Para llevar a cabo esta tarea de forma más eficiente, muchas empresas recurren a un programa de gestión online donde pueden tener una relación de todos los presupuestos que han desarrollado durante el año, lo que permite gestionar los pedidos de forma más eficaz. Si tienes dudas sobre cómo puedes hacer bien esta tarea y qué información puedes sacar de un software de gestión, te vendrá muy bien leer las siguientes líneas.

Claves para la gestión de presupuestos

El presupuesto en muchas ocasiones será un anexo del contrato entre las partes. El cliente obtiene así información sobre qué incluye y qué no incluye el servicio que está recibiendo. El prestador de servicios, por su parte, consigue la paquetización de un servicio que incluye una serie de características.

¿Cómo podemos gestionar eficazmente los presupuestos si somos nosotros somos el prestador de servicios?

1. Define servicios estandarizados. Una de las ventajas que te permitirá un software de gestión es presupuestar paquetes de servicio. Incluyes por ejemplo un servicio básico, otro medio y otro avanzado, donde marcas un precio de venta que te resulte rentable e incluyes en cada uno una serie de especificaciones.

2. Evita los presupuestos «a la carta». Aunque la negociación es clave entre los autónomos para competir y conseguir clientes, un grave error es elaborar tantos presupuestos como clientes se tenga. Eso significa que el producto que se está vendiendo no está lo suficiente definido y se ajusta a diferentes niveles del mercado.

Como alternativa, pueden elaborarse presupuestos para trabajos complejos, presupuestos estándar y presupuestos especiales con descuento, pero siempre oscilando dentro de un margen que te permita obtener beneficios.

3. Mide el tiempo de cada trabajo. En un software de gestión podrás elaborar todas las características de tu servicio. Pero éstas deberán ajustarse a tus horarios y a tu productividad reales. Abandona de una vez el «overselling» (vender todo a todo el mundo a cualquier precio) y haz presupuestos donde la rentabilidad se ajuste al esfuerzo y tiempo invertidos.

4. No pases todo el tiempo haciendo presupuestos. Una empresa o autónomo puede tener una alta tasa de peticiones de presupuesto. Eso implica a veces detenerse a hacer un estudio personalizado de los proyectos, que a veces no acaban convirtiéndose en venta. Aunque es verdad que debes esforzarte al máximo en conseguir nuevos clientes, trata de optimizar el tiempo para que te dé tiempo a hacer otras tareas.

5. Utiliza los presupuestos que funcionan. Cada cierto tiempo, deberás meterte en tu software de gestión y ver los presupuestos que has hecho para cada cliente en activo. Comprueba qué presupuestos tuvieron éxito y cuáles no lo han tenido. El tipo de servicio que mejores resultados te esté dando es el que más debes ofrecer en tu búsqueda de clientes.

¿Qué otras ideas aconsejas para gestionar eficazmente los presupuestos? ¿Te ayuda tu programa de gestión a conseguir más pedidos?