Cuando las organizaciones se vuelven complejas, llega un momento en el que se toman decisiones de manera aislada. Al delegarse tareas, en ocasiones puede haber varios cerebros pensantes. Como consecuencia, los departamentos o distintas áreas de un negocio actúan de forma independiente.

¿Qué tiene esto de malo? Desde el punto de vista empresarial, mucho. Pero si nos enfocamos sólo en lo referente a la informática, nos encontramos con que hay una falta de sincronización de datos informáticos.

¿En qué consiste la sincronización de los datos informáticos?

La mayoría de los empleados está ocupado en desempeñar su puesto de trabajo. Para cumplir unos objetivos determinados, le aportan determinadas herramientas. En el momento en el que el encargado nos da un programa de gestión para la distribución de los clientes en las instalaciones de la empresa (pensemos en un centro deportivo, por ejemplo), otro software distinto para hacer la transacción y un tercero para trabajos de contabilidad.

¿Cuál es el problema con esto? Para empezar, que un dependiente puede encontrarse con que debe realizar dos operaciones, trabajando con dos programas distintos, en vez de utilizar uno solo, o bien, que ambos estén sincronizados.

¿Por qué hace falta que los datos estén sincronizados? Muy sencillo: para ahorrar tiempo y trabajo. Cuando trabajamos con bases de datos con muchos productos o artículos, estamos hablando de lo siguiente:

• Cambios de precios por descuentos o depreciación.
• Nuevos artículos que se dan de alta en el inventario.
• Artículos que se dan de baja porque se han descatalogado.
• Etc.

Y todo esto sucede a una gran velocidad. A veces el empleado tiene que hacer estas operaciones con el cliente delante del mostrador, lo que significa tiempo de espera o fallos humanos que pueden dar lugar a situaciones poco favorables para la empresa, como la pérdida de clientes.

Si tenemos 3 bases de datos distintas, necesitamos hacer 3 operaciones en vez de 1. En estos casos, se hace imprescindible utilizar un software de gestión que nos permita trabajar de forma conjunta y permita que las operaciones se hagan lo más cómodamente posible.

Esto es lo que sucede en el campo de las ventas. Pero si hablamos a gran escala, la toma de decisiones siempre estará condicionada por la disponibilidad de datos actualizados. Muchas veces, es incluso cuestión de vida o muerte que los datos de gestión estén sincronizados, ya que el trabajo de unos dependerá de lo que hagan los otros.

Gracias al cloud computing, muchas empresas comparten información a través de un programa en la nube eficiente y apropiado, sincronizando los diferentes software para que la misma información esté en manos de quienes van a utilizarla día tras día.

¿Están sincronizados los datos internos de tu empresa? ¿No crees que se podría aumentar mucho la productividad apostando por la sincronización de datos?