Las empresas hasta ahora se veían condicionadas si querían crear un entorno de trabajo colaborativo. Era necesario disponer de su propia Intranet, o disponer de una red informática en una misma ubicación. Las soluciones SaaS en cloud computing vienen a resolver esa tendencia hacia la globalización aportando un entorno útil para que directivos, empresarios y equipos de trabajo puedan interrelacionarse y compartir información de forma eficiente, rápida y funcional, aunque estén a kilómetros de distancia.

Esto implica que tenemos nuevas herramientas de trabajo a nuestra disposición que muchas veces no son aprovechadas por las empresas. En este artículo vamos a hablarte de cómo aprovechar algunas de ellas para la gestión de documentos.

Herramientas cloud para gestionar documentos

Pensemos por ejemplo en las herramientas cloud de Google, como Google Cloud Print, que te permite conectar tu impresora a la web e imprimir lo que quieras desde tu móvil o tu tablet en un ordenador Mac o Windows que tenga habilitado Google Chrome.

Otras herramientas útiles de cloud como Evernote también han revolucionado el mercado; algo tan sencillo como almacenar notas en línea está permitiendo que muchos pueden compartir sus contenidos de forma sencilla. Pero Evernote va mucho más allá, permitiéndonos por ejemplo en su versión premium buscar en ficheros PDF, un verdadero almacén de información compartido en la nube con los usuarios que lo necesiten.

Como estas, muchas otras empresas del entorno cloud están ofreciendo interesantes software para trabajar de forma coordinada y su uso se ha extendido tanto en las versiones free como en el premium.

Los nuevos entornos de trabajo en la nube

Estos nuevos entornos de trabajo nacen de programas de gestión de documentos en la nube, que hacen el trabajo en equipo mucho más sencillo.

Un caso práctico sencillo con Google Drive y Google Docs:

«Una empresa cuenta con distintos empleados que deben trabajar en equipo. En lugar de servirse únicamente del e-mail para la planificación de los trabajos, se comparten gráficas, bases de datos e información en tiempo real que ayudan a cada uno a organizar mejor y realizar sus tareas».

Las posibilidades del nuevo entorno cloud contribuye a que haya una mayor comunicación entre los departamentos de una empresa, pero también en todo lo relacionado con el management y la dirección de proyectos.

El software de gestión facilita, por ejemplo, una comunicación directa y puesta en común de los datos entre las delegaciones nacionales y la sede central, o entre una empresa ubicada en nuestro territorio y sus partners en otros países.

Esto permite que la gestión de la empresa sea más óptima, haya una mejor comunicación interna y se mejoren los flujos de información, algo capital en el mundo de hoy para la toma de decisiones empresariales.

¿Estás aprovechando las herramientas de cloud para trabajar en línea y mejorar la comunicación de tu empresa?