La implantación de un ERP en la empresa no es una decisión fácil. Podemos tener muy claro que a medio plazo un software de planificación resultará más apropiado para realizar actividades de management y establecer las estrategias empresariales. Sin embargo, es necesario prestar atención a dos elementos fundamentales, como nos cuentan en E-global: 1) los costes de integrar el ERP en la estrategia del negocio; y 2) su alineación con los objetivos de la empresa.

En este artículo nos gustaría analizar estos dos aspectos en la creación de nuestro back-office, tomando como modelo una PYME o pequeño negocio dedicada a la prestación de servicios y un volumen de facturación en pleno crecimiento, donde las necesidades empresariales no dejan de aumentar.

Costes de integrar un sistema ERP en la empresa

Durante los años noventa se popularizó la implantación de software de gestión en las empresas, lo que implicaba siempre unos altos costes para su puesta en funcionamiento. Había que coordinar los diferentes programas informáticos para que intercambiaran información y ésta pudiera estar centralizada.

El cloud computing ha cambiado un tanto esta situación. Los costes son mucho menores porque no es necesario comprar el programa, sino que pagamos por el uso del mismo en la nube. Esto de por sí hace que algunas PYME se puedan plantear algo que implicaba unos costes desorbitados.

En el caso de una empresa realice las tareas de management (producción, inventario, contabilidad…) a través de distintos programas, como es el caso de muchas PYME, hacer la migración implica hacer un estudio de costes y un calendario. También es esencial que el ERP online que escojamos permita una migración automática y los campos de datos contengan lo importante para el funcionamiento de las tareas.

Objetivos de la empresa y software de planificación

Otro elemento clave es tomar la decisión de este cambio en el momento adecuado. Hay que evaluar las ventajas y las desventajas a corto plazo. Una migración de datos puede provocar que se pierda alguna información (por ejemplo, clientes antiguos), pero si esa información no es urgente o se puede rellenar manualmente, implicaría mucho menos trabajo.

Pero lo más importante que hay que tener en cuenta es para qué queremos el ERP. Qué nuevas tareas gerenciales vamos a realizar gracias al nuevo sistema y cómo pueden repercutir en la buena marcha del negocio.  ¿Es simplemente una cuestión de comodidad para seguir planificando la producción y hacer la contabilidad?

Si la empresa va creciendo en empleados, quizá interese dedicar un apartado a recursos humanos y empezar a trabajar en ese área. O si vamos a tener nuestro propio departamento logístico, un sistema de planificación de recursos puede ayudarnos a organizar unos estándares de calidad en el transporte de las mercancías.

Es decir, que a la hora de contratar un buen ERP, hay que tener en cuenta que estamos invirtiendo en un activo (intangible) de la empresa y los costes deben enmarcarse dentro de unos objetivos esperando que se produzca un retorno de la inversión.

¿Te estás planteando contratar un ERP en la nube para tu negocio?