El software de gestión documental se ha impuesto como una de las herramientas en la nube más útiles en la actualidad. La posibilidad de gestionar documentos en la nube permite a las empresas organizar mejor el trabajo en equipo y favorecer la movilidad de sus trabajadores, ya que no depende de la red informática de la oficina para poder compartir información.

Los programas de gestión documentales permiten controlar la trazabilidad del documento, es decir, seguir el rastro del archivo (quién lo crea, modifica o elimina), de manera que exista un historial que permita tener un buen control del workflow de documentos en la empresa.

Qué son los programas de gestión documentales

Son discos virtuales orientados a la gestión de documentos. El objetivo es que el usuario pueda crear sus archivos e información en el software en la nube, sin tener que estar utilizando programas de ofimática, instalados en su propio ordenador, para poder crear o modificar esa información.

Luego, estos documentos estarán a la disposición de los usuarios que tengan acceso a dicho software documental, pudiendo ver cuándo se ha actualizado, siempre que tengan los permisos correspondientes para ello.

De esta manera, se evita que los empleados se lleven documentos a casa, o que las contraseñas vayan de un lado a otro sin ningún control. El software de gestión documental aporta seguridad porque, según el número de usuarios que haya, se trabaja la información en la nube sobre el mismo software, sin que en ningún momento haya que enviar archivos por e-mail o llevárselos en una memoria USB.

Para qué sirven los programas de gestión documentales

Son útiles para las empresas que trabajan habitualmente con documentos, como un sustituto del servidor central de la empresa, o la intranet de la empresa. Ahora bien, si lo que queremos es un tipo de software que nos permita ir más allá de la gestión de documentos, que esté enfocado directamente en la gestión empresarial, entonces lo que necesitamos es un software de gestión empresarial.

Los programas de gestión de documentos permiten al personal de la empresa compartir información, trabajar en equipo y actuar de manera eficaz e inteligente, sin comprometer para nada la seguridad de los datos que la empresa está obligada a proteger.

Si tienes dudas acerca de los software de gestión documentales o tienes cualquier duda que plantear, puedes dejárnosla en los comentarios.