Si eres autónomo, probablemente una de tus preocupaciones sea cómo hacer bien las facturas. Se trata muchas veces de una tarea automática, un trámite que no nos gusta hacer, pero que es necesario hacerlo. Lo peor de todo es cuando te das cuenta de que has cometido algún error en la facturación y la tienes que volver a hacer.
En ese sentido, lo que ayuda mucho en el proceso de facturación es tener los datos de tus clientes bien almacenados y tratar de seguir una rutina de facturación que te permita facturar de forma más eficiente. El cloud computing, en ese sentido, ha hecho más fácil el proceso de facturación. Veamos algunos consejos que te pueden ayudar a facturar.
1. No te líes con el código de facturación
Cuando se hace esta tarea manualmente, un problema muy habitual es que no siempre se sigue un orden. No te fijas bien en el número anterior que pusiste, pones dos facturas con el mismo código, tienes que corregir una factura y no sabes qué código ponerle…
Lo mejor es utilizar un código numérico automatizado, donde pongamos primero el número del ejercicio (2015), seguido por un guión y un número de tres cifras, empezando por 001. Por ejemplo, la primera factura del año puede ser 2015-001. Para ayudarte con esto, un software de facturación online en la nube te ayuda a asignar el código automáticamente.
2. Mantén actualizados tus datos de clientes
A veces los clientes cambian de domicilio social o fiscal, de CIF o incluso la entidad a la que le tienes que facturar. Pero cuando los clientes ya llevan un tiempo, sin cambios, lo mejor es disponer de sus datos apuntados y que no tengas que ponerlos de nuevo en cada factura que hagas. Una vez más, el software en la nube te permite almacenar la información de facturación de tus clientes y actualizarla cuando sea necesario, sin necesidad de que tengas que volver a escribirla.
3. Haz un seguimiento de los pagos
Conviene cada cierto tiempo hacer una revisión para ver qué clientes han pagado y cuáles no. Cuando no lo han hecho en un plazo prudencial (15 días, 1 mes), lo correcto es enviarles un recordatorio lo más pronto posible, en lugar de quedarse meses y meses esperando a que te paguen. Si tú no haces ese seguimiento, nadie lo hará por ti.
4. Marca un día para facturar
La tarea de facturación debe llevarse a cabo de forma programática. No es muy adecuado facturar unas veces a principio de mes, luego pasarse un mes sin facturar y meter dos facturas en una… Lo ideal es enviar las facturas a principios o a finales de mes, siguiendo siempre el mismo criterio y rutina. También hay programas en la nube que te permiten enviar un correo automáticamente con la factura a tus clientes.
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