Para qué sirve un sistema de gestión de proyectos

Posted by Samuel on abril 30, 2014
Software como servicio

Dirección de proyectosTrabajar con proyectos en Internet es una actividad cotidiana de muchas empresas y autónomos. No se trata sólo de ofrecer servicios profesionales, sino de llevar un control del proyecto de un cliente, a fin de ofrecer resultados y ser capaces de organizarse y hacer una medición adecuada de los esfuerzos y tiempo invertidos.

Para atender a estas necesidades, han surgido en la red toda clase de programas open source de gestión de proyectos en la nube (Achievo, TaskJuggler, etc…), en los que se permite a los profesionales controlar diversas actividades de su trabajo: desde crear listas de tareas a disponer de contadores de tiempo que marcan a la adaptación del profesional a los resultados esperados. Veamos algunos de las tareas de project management que ahora los profesionales pueden realizar a través del cloud computing.

La gestión de proyectos en la nube

Las empresas cada vez tienen más necesidad de realizar sus tareas de gestión a través de programas en línea. Los Sofware como Servicio para empresas son una gran herramienta que permiten a los directores de proyecto trabajar online, medir sus resultados, programar tareas para otros miembros del equipo y otras muchas actividades. Por ejemplo:

  • El scheduling: algo tan sencillo como un calendario de tareas compartido en la nube donde todos puedan saber, en tiempo real, cuáles son las actividades que le corresponden. Lo que puede ser una verdadera locura en una plantilla de Excel que va y que viene por correo electrónico, los programas de gestión de proyectos en la nube lo hacen de forma simple y cómoda. Un ejemplo de esto lo tenemos en la versión Pro de Hootsuite.
  • Registros del tiempo: las personas que trabajan en un proyecto pueden marcar el tiempo que han tardado en desarrollar sus tareas, día a día o semana a semana, así como el conjunto de tareas desarrolladas. Esto viene bien por ejemplo en los proyectos de mantenimiento informático, donde el manejo de los tiempos y la previsión es esencial.
  • Crear equipos de trabajo: las empresas que trabajan con profesionales freelance a menudo necesitan coordinar equipos procedentes de diversas áreas. A través de un software de gestión de proyectos, estos pueden compartir ideas, chatear y ver los puntos de conexión entre sus diferentes actividades, que no deben funcionar de forma aislada.
  • Datos de seguimiento: algo muy bueno de este tipo de software en la nube es que se puede invitar al cliente a formar parte del equipo, de forma que la transparencia es completa. El director de proyecto puede ofrecer diagramas, estadísticas y datos obtenidos por el software a partir de la tarea de los miembros del equipo.
  • Gestión de diferentes proyectos: un buen programa en la nube puede permitir la configuración de uno o más proyectos. Esto es ideal para cuando hablamos de empresas B2B, que se dedican a la gestión de múltiples proyectos de diferentes empresas, pero también para aquellos negocios que los utilicen a nivel interno para coordinar diferentes áreas de un proyecto (gestión del riesgo, control de calidad, comunicación, gastos de tesorería, etc.)

Existen software genéricos para gestión de proyectos, y otros más enfocados en una determinada área (gestión de redes sociales, proyectos informáticos, grupos de investigación, etc.). ¿Has utilizando alguna vez algún tipo de sistema de gestión online?

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